Czy regularnie sporządzasz listy rzeczy do zrobienia, ale okazuje się, że rzadko udaje Ci się dotrzeć do ich końca? Czy ciągle gonisz za ogonem, mając nadzieję na ukończenie zadań, ale okazuje się, że zawsze coś udaje Ci się zniweczyć Twoje wysiłki?

Wszyscy chcielibyśmy mieć więcej godzin w ciągu dnia, aby móc osiągnąć więcej, siedząc przy biurku, ale wniosek jest taki, że jeśli chcemy zrobić więcej w czasie, który mamy, musimy być mądrzejsi, jeśli chodzi o organizację tego czasu.

Jeśli jesteś kimś, kto regularnie pisze listy rzeczy do zrobienia, o których właśnie wspomnieliśmy, i z trudem udaje Ci się je zrealizować, to prawdopodobnie dlatego, że popełniasz kilka kardynalnych grzechów związanych z listami rzeczy do zrobienia. Nie martw się, wszyscy je popełniamy od czasu do czasu, ale wiedza o tym, jakie błędy popełniasz i jak ich unikać, jest kluczem do regularnego osiągania celów.

Aby dowiedzieć się, jak skutecznie ustalać priorytety zadań, aby zawsze dotrzymywać terminów, obejrzyj poniższy film.

Jak widać, ustalanie priorytetów na liście rzeczy do zrobienia, niezależnie od tego, czy wybierasz drogę cyfrową czy tradycyjną, nie jest tak trudne, jak myślisz, a tak naprawdę chodzi o to, by być realistą i nie stosować zbyt sztywnego podejścia.

Największe błędy, jakie wszyscy popełniamy, to:

• Próba zrobienia zbyt wiele i brak realizmu - Kiedy piszesz swoją listę rzeczy do zrobienia na biurowym stanowisku pracy, ważne jest, abyś realistycznie podchodził do tego, co chcesz osiągnąć. Próbując zrobić zbyt wiele w ciągu jednego dnia, po prostu skazujesz się na porażkę. Trzymaj się ilości pracy, którą wiesz, że możesz wykonać, i pracuj nad tym, aby właściwe zadania były wykonywane we właściwych terminach, a nie nad zwiększeniem ilości pracy w ogóle.
• Nieuwzględnianie czasu na "wszelki wypadek" - czy pisząc swoją listę i ustalając priorytety zadań, zastanawiasz się nad tym, co by było, gdyby lub na wszelki wypadek? To duży błąd! W ciągu każdego dnia na pewno pojawi się jakieś zadanie, którego się nie spodziewałeś, lub zadanie, które zajmie Ci więcej czasu, niż myślałeś. Posiadanie niewielkiego "bufora czasowego" sprawi, że Twoja lista priorytetów nie będzie pogrążona w chaosie.
• Zapominanie o czasie podróży - Jeśli musisz wyjść gdzieś poza biuro, z dala od ławek, musisz uwzględnić czas podróży. Jest to coś, o czym wiele osób zapomina! Jeśli zapomnisz o tym istotnym czynniku, będziesz próbował wcisnąć więcej pracy w czas, który po prostu się nie rozciągnie!
• Nadawanie priorytetów- Cała idea priorytetyzacji polega na tym, że najważniejsze i najpilniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności, a zadania mniej ważne i mniej pilne są wykonywane w dalszej kolejności. Wiedza o tym, co jest ważne/pilne, a co nie, jest niezwykle istotna. Częstym błędem jest umieszczanie na szczycie listy zadań szybkich, ponieważ łatwiej je odhaczyć, a nie najważniejszych. Trzymaj się prawdziwej ważności, a nie szybkich rozwiązań.
• Frustracja, gdy coś się nie udaje, i poddawanie się - ostatnim błędem jest wyrzucanie listy przez okno (oczywiście wirtualnie), gdy coś się nie udaje. Dzięki uwzględnieniu czasu "na wszelki wypadek" takie przypadki nie powinny mieć miejsca, a Ty nie będziesz odczuwać frustracji, która powoduje, że siedzisz na swoim ergonomicznym krześle z głową w dłoniach!

Przezwyciężenie błędów w ustalaniu priorytetów oznacza, że na pewno uda Ci się wykonać więcej pracy w czasie, który masz do dyspozycji. Większość z nas robi wszystko, co w naszej mocy, aby przebrnąć przez swoje listy, odhaczając zadania w miarę ich wykonywania i czując satysfakcję z każdego z nich. Problem polega na tym, czy odhaczasz właściwe zadania? Czy skupiasz się na małych zadaniach, które się powtarzają, czy też na zadaniach, których termin wykonania zbliża się wielkimi krokami?

Bądź bardziej skuteczny i wydajny w ustalaniu priorytetów, a przekonasz się, że w magiczny sposób zyskasz więcej godzin w ciągu dnia.