Systemy biurek i ustalanie priorytetów są podstawą efektywnej i terminowej pracy.
Jeśli nie ustalisz priorytetów ważnych zadań, ryzykujesz, że nie dotrzymasz terminów i spowodujesz chaos! To samo stanie się, jeśli nie będziesz mieć odpowiedniego rozmieszczenia miejsc siedzących.

Być może pamiętasz, że jakiś czas temu prowadziliśmy blog o ustalaniu priorytetów, ale uważamy, że warto do niego powrócić i dodać więcej informacji, aby pomóc Ci pracować w bardziej produktywny sposób. Pamiętaj, że produktywność ma bezpośredni związek z zyskami, a wszystko to wiąże się również z morale; jeśli czujesz się przytłoczony, będziesz się stresował, a stres nie służy zdrowiu ani produktywności.

Aby szybko zrozumieć, jak powinieneś podchodzić do ustalania priorytetów, znaleźliśmy tę użyteczną infografikę przygotowaną przez Girl Did Good.
Podkreśla ona proste podejście, które może zdziałać cuda!

Źródło: http://www.girldidgood.com/how-to-prioritise-2

Jednym z interesujących punktów tej infografiki jest to, że nie powinieneś skupiać się tylko na zadaniach, które mają najbliższe terminy, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów, ale także na zadaniach, które dręczą cię z tyłu głowy. Kiedy Twój mózg jest zapchany x liczbą zadań do wykonania, jak masz być produktywny i skoncentrowany? Nie da się! Nie ma znaczenia, czy siedzisz i koncentrujesz się, czy też korzystasz z ekranów biurowych, jeśli nie potrafisz się odpowiednio skoncentrować, próbując zapamiętać określoną liczbę rzeczy, niewiele zdziałasz.

Główna różnica między nowoczesnymi a tradycyjnymi wnętrzami biurowymi i ich funkcjonalnością polega również na tym, że jesteśmy o wiele bardziej zaawansowani technologicznie niż kiedykolwiek wcześniej. Oznacza to, że można korzystać z takich rzeczy, jak aplikacje zwiększające produktywność, które pomagają utrzymać się na właściwym torze. Oczywiście nie oznacza to, że nie można pozbyć się zwykłej listy rzeczy do zrobienia, która jest bardzo przydatna, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów.

O czym więc warto pamiętać, ustalając priorytety zadań na dany dzień?

1. Zapisz wszystko, co masz do zrobienia - wyrzuć to z siebie!
2. Zastanów się nad najbliższym terminem
3. Pomyśl o zadaniach z tej listy, które nie dają Ci spokoju
4. Ponumeruj zadania na liście, przy czym 1 oznacza zadanie najważniejsze
5. 5. Gdy lista będzie kompletna, skreślaj pozycje w miarę ich wykonywania.

To jest wersja uproszczona, ale czasami najprostsze sposoby sprawdzają się najlepiej! Oczywiście, zapewnienie płynności i przejrzystości w miejscu pracy zwiększy także ogólną wydajność. Dobrym sposobem na uzyskanie większej przestrzeni jest przechowywanie przedmiotów z dala od biurka, na przykład przy użyciu współczesnych regałów biurowych. W końcu czyste biurko to czysty umysł!

W porządkowaniu biurka nie chodzi tylko o to, co się na nim znajduje, ale także o sposób, w jaki jest ono zorganizowane. Biurka w kształcie litery L to dobry pomysł na zapewnienie wolnej przestrzeni z dala od ekranu komputera. Można się wtedy poruszać i wykonywać różne zadania z listy priorytetów, nie martwiąc się o brak miejsca lub zgubienie ważnej kartki papieru!

Pobaw się aplikacjami i znajdź taką, która będzie odpowiadała Twoim potrzebom, lub po prostu trzymaj się zwykłej kartki papieru i długopisu; efektywne ustalanie priorytetów polega na tym, co sprawdza się w Twoim przypadku, ale nie zapominaj również o innych powiązanych obszarach, takich jak środowisko biurowe i zapewnienie wystarczającej ilości miejsca na biurku. Odhaczając kolejne pozycje na liście, z pewnością poczujesz się spełniony, a to zachęci Cię do wykonania następnego zadania itd. Jeśli w tym samym czasie będziesz dysponował odpowiednim, nowoczesnym sprzętem biurowym, zauważysz, że Twoje morale z pewnością wzrośnie!

Na wiele sposobów ustalanie priorytetów staje się uzależniające, ponieważ pozwala się skupić. Sprawowanie kontroli nad ilością pracy to wspaniałe uczucie, a gdy jednocześnie całe stanowisko pracy jest spersonalizowane pod kątem Twoich potrzeb, będziesz mieć wrażenie, że każdego dnia robisz postępy.

Należy jednak zawsze pamiętać, że w ciągu dnia mogą pojawić się przypadkowe, pilne zadania, które nieco zaburzą Twoją pierwotną listę priorytetów. Nie ma w tym nic złego i pod wieloma względami należy się tego spodziewać. Jeśli tak się stanie, po prostu zmień priorytety, a w takich sytuacjach bądź świadomy, że możesz nie zdążyć do końca listy na dany dzień. W takim przypadku zadania, których nie skończysz (te, które nie są tak ważne), możesz dodać do jutrzejszej listy i wykonać jako zadania o wyższym priorytecie.

Jeśli jeszcze nie jesteś zwolennikiem ustalania priorytetów, najwyższy czas zacząć!